E-Rechnung empfangen: Was Sie brauchen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Mit dem Viewer auf dieser Seite lesen Sie eingehende E-Rechnungen kostenlos.
- Lesbare Rechnung in Sekunden, IBAN und Betrag zum Kopieren
- Für XML-Dateien und ZUGFeRD- / Factur-X-PDFs
- Kostenlos, ohne Konto, ohne Upload
XRechnungZUGFeRDFactur-XUBLPeppol BISCII
Wer E-Rechnungen empfangen muss
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können. Das gilt unabhängig von Größe und Umsatz, also auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, für Freiberufler und für Vermieter, die umsatzsteuerlich Unternehmer sind. Ihre Zustimmung ist dafür nicht nötig: Eine ordnungsgemäße E-Rechnung können Sie nicht ablehnen.
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Für sie darf der Absender weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken. Rechnungen an Privatpersonen sind ebenfalls nicht betroffen.
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis Ende 2026 | Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen versenden, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Kleinere dürfen bis Ende 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung, PDF nutzen. |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungspflicht für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. |
Was für den Empfang reicht
Ein E-Mail-Postfach genügt. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass Sie für den Empfang kein Portal und keine bestimmte Software brauchen. Sie müssen eine empfangene E-Rechnung aber lesen, prüfen und aufbewahren können. Zum Lesen genügt ein Viewer wie dieser, zum Verbuchen nutzen viele Unternehmen ihr Buchhaltungsprogramm.
Praktisch ist eine eigene Adresse wie rechnungen@ihre-firma.de, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen. So landen alle E-Rechnungen an einer Stelle.
Welche Formate ankommen
- XRechnung: eine reine XML-Datei, in der Syntax UBL oder CII. Mehr dazu: XRechnung öffnen.
- ZUGFeRD und Factur-X: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Mehr dazu: ZUGFeRD Viewer.
- Weitere Formate nach EN 16931: zum Beispiel UBL-Rechnungen über das Peppol-Netz, häufig von Lieferanten aus dem Ausland.
Alle diese Formate öffnet der Viewer oben auf dieser Seite.
Was Sie mit einer empfangenen E-Rechnung tun müssen
Lesen und prüfen
Prüfen Sie wie bisher, ob die Pflichtangaben vollständig sind und die Beträge stimmen, denn davon hängt Ihr Vorsteuerabzug ab. Seit Oktober 2025 unterscheidet das Bundesfinanzministerium drei Fehlerarten: Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler. Formatfehler und inhaltliche Fehler gefährden den Vorsteuerabzug, Verstöße gegen Geschäftsregeln nur, wenn sie umsatzsteuerliche Pflichtangaben betreffen. Fordern Sie in solchen Fällen eine korrigierte Rechnung an. Die Prüfung von Business zeigt Rechenfehler, fehlende Pflichtangaben und ungültige IBANs, bevor Sie bezahlen.
Aufbewahren
Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat auf: die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre.
Verbuchen
Übernehmen Sie die Daten in Ihre Buchhaltung, per Import in Ihr Buchhaltungsprogramm oder mit dem CSV-Export von Business.
E-Rechnung lesen ohne Buchhaltungssoftware
Viele kleine Unternehmen haben kein Programm, das E-Rechnungen anzeigt. Für sie reicht der Viewer auf dieser Seite: Datei ablegen, lesen, bezahlen, für die Ablage als PDF speichern und das Original aufbewahren. Kostenlos und ohne Upload.
Häufige Fragen
Reicht eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen?
Ja. Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen die Rechnungen aber lesen und im Originalformat aufbewahren können.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Selbst ausstellen müssen sie keine.
Kann ich die Annahme einer E-Rechnung verweigern?
Nein. Zwischen inländischen Unternehmen ist für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers nötig. Eine fehlerhafte Rechnung können Sie aber zurückweisen und eine korrigierte anfordern.
Darf ich die E-Rechnung ausdrucken und nur das Papier ablegen?
Nein. Bewahren Sie die Datei im Originalformat auf. Ein Ausdruck oder PDF ist nur eine zusätzliche Kopie.
Was kostet das Lesen von E-Rechnungen?
Mit dem Viewer auf dieser Seite nichts. Kosten entstehen nur, wenn Sie die Zusatzfunktionen von Business nutzen, etwa die Prüfung nach EN 16931 oder den CSV-Export.