E-Rechnung Pflicht: was ab wann gilt

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, mit dem § 14 UStG geändert wurde. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) und gilt in zwei Stufen: Zuerst müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, danach folgt schrittweise die Pflicht zum Versand.

Datum	Was gilt
1. Januar 2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können.
Bis 31. Dezember 2026	Beim Versand sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
Bis 31. Dezember 2027	Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
1. Januar 2028	E-Rechnungen sind für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht.

E-Rechnung empfangen: seit 2025 für alle

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Eine spezielle Plattform oder ein Peppol-Zugang ist für den Empfang nicht erforderlich. Um eine E-Rechnung zu lesen, brauchen Sie allerdings ein Programm, das das XML darstellt, etwa Ihre Buchhaltungssoftware oder einen Viewer wie diesen. So können Sie eine XRechnung öffnen oder ein ZUGFeRD-PDF öffnen, ohne etwas zu installieren.

E-Rechnung versenden: Übergangsfristen

Für den Versand gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verschicken, sofern der Empfänger zustimmt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen dies bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.

Zulässige Formate

Als E-Rechnung gelten Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:

• XRechnung, der deutsche Standard, gepflegt von der KoSIT, in UBL- oder CII-Syntax.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit den Profilen EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG.
• Andere Formate nach EN 16931.

Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung. Ein einfaches PDF ist ebenfalls keine E-Rechnung mehr.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

• Empfang sicherstellen: Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen gehen, und sorgen Sie dafür, dass Sie die XML-Dateien öffnen und lesen können.
• Original aufbewahren: Steuerlich ist die XML-Datei die Rechnung. Archivieren Sie sie GoBD-konform; die lesbare Ansicht oder ein PDF ist nur eine Kopie.
• Vor der Zahlung prüfen: Kontrollieren Sie, ob Zahlungsangaben und Beträge im XML Ihren Erwartungen entsprechen. Dabei hilft die Funktion E-Rechnung prüfen.
• Format kontrollieren: Achten Sie bei ZUGFeRD-Rechnungen auf das Profil. MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht.
• Versand vorbereiten: Klären Sie rechtzeitig vor Ablauf Ihrer Übergangsfrist, wie Sie selbst E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen.

Europa im Überblick

Land	Empfang	Versand	Formate
Deutschland	Seit 1. Januar 2025, alle Unternehmen	Ab 1. Januar 2027 (Umsatz über 800.000 €), ab 1. Januar 2028 für alle	XRechnung, ZUGFeRD (ab Profil EN 16931), andere Formate nach EN 16931
Belgien	Seit 1. Januar 2026	Seit 1. Januar 2026	Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) über das Peppol-Netzwerk
Frankreich	Ab 1. September 2026, alle Unternehmen	1. September 2026 große und mittlere Unternehmen, 1. September 2027 KMU und Kleinstunternehmen	Factur-X, UBL, CII über eine zugelassene Plattform
Niederlande	Noch keine B2B-Pflicht	Pflicht für Rechnungen an Behörden (B2G)	Peppol / NLCIUS (UBL)

Belgien

Seit dem 1. Januar 2026 müssen in Belgien umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen Rechnungen untereinander als strukturierte E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk austauschen, in einem Format nach EN 16931 (Peppol BIS Billing 3.0). In den ersten drei Monaten des Jahres 2026 galt eine Toleranzfrist für Unternehmen, die nachweisen konnten, dass sie sich rechtzeitig vorbereitet hatten.

Frankreich

Ab dem 1. September 2026 muss jedes in Frankreich ansässige Unternehmen E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform (plateforme agréée) empfangen können. Große und mittlere Unternehmen müssen ab diesem Datum auch E-Rechnungen versenden; kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen folgen am 1. September 2027. Zulässige Formate sind Factur-X, UBL und CII. Ein einfaches PDF genügt nicht.

Niederlande

In den Niederlanden gibt es noch keine Pflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Behörden müssen bereits elektronisch übermittelt werden. Mit dem EU-Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) wird ab dem 1. Juli 2030 eine digitale Meldepflicht mit E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze eingeführt.

Was das für Sie bedeutet

• Sie erhalten künftig mehr XML-Rechnungen. Ihre Buchhaltungssoftware kann sie in der Regel importieren; zum Lesen und Prüfen hilft ein Viewer wie dieser.
• Bewahren Sie die XML-Datei als Originalrechnung auf.
• Prüfen Sie vor der Zahlung, ob die Zahlungsangaben im XML Ihren Erwartungen entsprechen.

Diese Übersicht dient der allgemeinen Information und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Regelungen können sich ändern; prüfen Sie für Ihren Fall die offiziellen Quellen.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026